Какдровое дело как заполнить книгу учета движения трудовых книжек

0
276

Хранить книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, следует в течение 75 лет. Это следует из п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Новую книгу учета движения трудовых книжек оформите в общем порядке. Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее — Правила). В соответствии с п.

Как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек?

Рассмотрим особенности данного вида пломб:- она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;- на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;- как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;- о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;- по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы. К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию. Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

Инфоinfo
В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов.

Журнал учета трудовых книжек

Важноimportant
Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2.Ответ: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69. В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте. Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей Как оформить книгу Скачать бесплатно образец заполнения книги учета трудовых книжек Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), предусмотрен определенный порядок обращения с трудовыми книжками. Подробнее о нем можно узнать из статей Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек и Образец заполнения трудовой книжки в 2017 году. В Правилах также говорится, что для организации и систематизации хранения и регистрации прибытия/убытия книжек требуется оформление специального журнала — книги учета движения трудовых книжек (п.40, 41).
Наличие книги учета движения трудовых книжек является обязательным требованием в компаниях любой организационно-правовой формы, а также у предпринимателей.

Книга учета движения трудовых книжек

Невыполнение такого требования либо нарушение порядка ведения книги влечет административное наказание по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (например, решение Мосгорсуда от 04.06.2012 по делу № 7-1011). Как оформить книгу Записи, нашедшие отражение в книге учета движения трудовых книжек, позволяют контролировать прибытие и движение трудовых книжек. Кроме того, благодаря этому документу можно выяснить, какие трудовые книжки:

  • получены от сотрудников при их трудоустройстве;
  • оформлены самой организацией для работников, трудоустраивающихся впервые;
  • закончились и дополнены вкладышами.

Ведение и хранение книги учета движения трудовых книжек возложено на кадровую службу или иное лицо, которое занимается оформлением документации при приеме и увольнении сотрудников компании.
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Вниманиеattention
Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем. Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

  • нового журнала — ведется с 1 номера;
  • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.


После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок. Сколько хранится документ в организации? Срок хранения книги составляет 75 лет. Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.


Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме.

Как заполняется книга учета движения трудовых книжек?

  • Ф. И. О. обладателя трудовой (5-й столбец) — допустимо использование инициалов;
  • данные трудовой или вкладыша, а именно серию и номер (6-й столбец);
  • наименование должности лица, которое трудоустроилось либо увольняется (7-й столбец);
  • наименование места работы, куда трудоустраивается лицо (8-й столбец);
  • данные приказа, на основании которого производится прием на работу, а именно номер и дату (9-й столбец);
  • подпись лица, вносящего соответствующие записи (10-й столбец);
  • количество денежных средств, принятых за заполненную трудовую или вкладыш (11-й столбец);
  • дату выдачи трудовой — заполнение этого поля необходимо при оформлении увольнения сотрудника (12-й столбец);
  • подпись увольняемого лица в качестве подтверждения получения им трудовой книжки (13-й столбец).

Пример заполнения книги учета трудовых книжек На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно. Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников. Заполняем при приеме на работу Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций. Шаг 4.
Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы. Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги. В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша. Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here